Weihnachts­feiern und Co. - darauf sollten Unter­nehmer achten

Zwischen Weihnachtsbaum, besinnlicher Musik und Spekulatius mit den Kollegen auf ein erfolgreiches Jahr anstoßen - Weihnachtsfeiern sind beliebt und stärken den Zusammenhalt in der Belegschaft. Aber auch für andere Betriebsveranstaltungen, wie Jubiläumsfeiern, gibt es gute Gründe und die Anlässe sind vielfältig. Damit das gelungene Mitarbeiter-Event für den Arbeitgeber nicht zu ungeplanten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen führt, sollte dieser insbesondere die Kosten im Auge behalten.

Betriebsveranstaltungen sind Events auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Mit diesen Veranstaltungen will der Arbeitgeber den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander stärken und das Betriebsklima fördern.

Generell sind alle Zuwendungen des Arbeitsgebers, auch anlässlich von Betriebsveranstaltungen, als Arbeitslohn definiert und unterliegen damit dem Lohnsteuerabzug und der Sozialversicherung. Hierzu zählen etwa die Bereitstellung von Speisen und Getränken, die Übernahme der Beförderungskosten, Aufwendungen für den äußeren Rahmen, etwa die Saalmiete und Musik, die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen sowie Geschenke.

Seit dem 01.01.2015 gilt ein Freibetrag für die Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Er liegt bei 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Das bedeutet, dass alle Zuwendungen, die den Freibetrag überschreiten, lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind. Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Feier mitbringen, werden ihnen die Kosten dieser Begleitperson zugerechnet. Der Freibetrag wird nur dann gewährt, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebes oder eines Betriebsteils zugänglich ist. Offen ist aufgrund eines Urteils des Finanzgerichts Köln, ob entgegen der Verwaltungsauffassung bei der Ermittlung der Kosten auf die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist und die Kosten für die nicht teilnehmenden Personen aus der Gesamtbemessungsgrundlage herauszurechnen sind.

Ein Arbeitgeber veranstaltet für seine Arbeitnehmer im Jahr 2019 die folgenden drei Mitarbeiter-Events:

Sinnvollerweise wählt der Arbeitgeber die beiden Betriebsveranstaltungen aus, die am teuersten sind, also die Weihnachtsfeier und den Betriebsausflug. Für das Pensionärstreffen ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 40 Euro.

Bei einer Kundenveranstaltung nehmen auch einige wenige Arbeitnehmer teil, um den Kunden die Verkaufsräume des Unternehmens zu präsentieren. Die Arbeitnehmer erhalten ebenfalls ein freies Essen und freie Getränke. Da die Veranstaltung nicht überwiegend von Arbeitnehmern besucht wird, liegt keine Betriebsveranstaltung vor.

Werden Feiern zur Ehrung nur eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers abgehalten, so liegt keine Betriebsveranstaltung vor. Die Finanzverwaltung erkennt aber trotzdem bei runden Arbeitnehmerjubiläen Sachzuwendungen bis zu 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer je teilnehmender Person als steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers an, weil dann kein Arbeitslohn vorliegt. Betragen aber z. B. die Gesamtaufwendungen für das 25-jährige Dienstjubiläum eines Mitarbeiters 3.000 Euro bei zehn Teilnehmern, so handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Um steuerliche Vorteile nutzen zu können, sollten Unternehmer die Kosten je Teilnehmer bei Betriebsveranstaltungen im Auge behalten und die Risiken kennen. Bei Fragen kann hier ein Steuerberater unterstützend zur Seite stehen.

(Auszug aus einer Information der Steuerberaterkammer Niedersachsen)