Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen
Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen
Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV.Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.
Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
A
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre |
| Abtretungserklärungen | 6 Jahre |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre |
| Akkreditive | 6 Jahre |
| Aktenvermerke | 6 Jahre |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 Jahre |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 Jahre |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 Jahre |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 Jahre |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 Jahre |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre |
B
| Bankbelege | 10 Jahre |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 Jahre |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre |
| BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 Jahre |
| Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre |
| Bewirtungsunterlagen | 10 Jahre |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
D
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahre |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 Jahre |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 Jahre |
E
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre |
| Essenmarkenabrechnungen | 6 Jahre |
| Exportunterlagen | 6 Jahre |
F
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre |
| Finanzberichte | 6 Jahre |
| Frachtbriefe | 6 Jahre |
G
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine) | 6 Jahre |
| Geschenknachweise | 6 Jahre |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) | 10 Jahre |
| Grundbuchauszüge | 6 Jahre |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre |
| Gutschriftsanzeigen | 6 Jahre |
H
| Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften) | 6 Jahre |
| Handelsbücher | 10 Jahre |
| Handelsregisterauszüge | 6 Jahre |
| Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 Jahre |
I
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre |
J
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 Jahre |
| Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent) | 10 Jahre |
K
| Kalkulationsunterlagen | 6 Jahre |
| Kassenberichte | 10 Jahre |
| Kassenbücher und -blätter | 10 Jahre |
| Kassenzettel | 6 Jahre |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre |
| Kontenregister | 10 Jahre |
| Kontoauszüge | 10 Jahre |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre |
L
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre |
| Lieferscheine | 10 Jahre |
| Lohnbelege | 10 Jahre |
| Lohnkonto | 6 Jahre |
| Lohnlisten | 6 Jahre |
M
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 Jahre |
| Mahnbescheide | 6 Jahre |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre |
N
| Nachnahmebelege | 10 Jahre |
| Nebenbücher | 10 Jahre |
O
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre |
P
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 Jahre |
| Postbankauszüge | 10 Jahre |
| Preislisten | 6 Jahre |
| Protokolle | 6 Jahre |
| Prozessakten | 10 Jahre |
Q
| Quittungen | 10 Jahre |
R
| Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre |
| Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre |
S
| Sachkonten | 10 Jahre |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre |
| Schadensunterlagen | 6 Jahre |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre |
| Schriftwechsel | 6 Jahre |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre |
| Spendenbescheinigungen | 6 Jahre |
| Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung) | 6 Jahre |
T
| Telefonkostennachweise | 10 Jahre |
U
| Überstundenlisten | 6 Jahre |
V
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 6 Jahre |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 Jahre |
| Versicherungspolicen | 6 Jahre |
| Verträge | 6 Jahre |
W
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahre |
| Wechsel | 10 Jahre |
Z
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre |
| Zollbelege | 6 Jahre |
| Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.) | 10 Jahre |